KVKK aydınlatma metni

1. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad (görünen ad), e-posta adresi, kullanıcı adı. Kurumsal (ör. @metu.edu.tr) e-posta adresi yalnızca katılım hakkını doğrulamak ve hesabınla iletişim için kullanılır.
• Katılım bilgisi: kurumsal e-postayla mı yoksa davetle mi katıldığın; davetle katıldıysan seni davet eden üye (profilinde görünür).
• Profil bilgileri: tanıtım yazısı, kampüste genelde bulunduğun yer, bölüm veya birim, profil fotoğrafı, verebileceklerin ve almak istediklerin.
• Mesajlar: diğer üyelerle yazışmaların ve oluşturduğun görüntülü görüşme linkleri.
• İşlem kayıtları: ilanlar, değişimler, zaman hesabı hareketleri, değerlendirmeler, rozetler, şikayet ve engelleme kayıtları, bildirimler.
• Davetler: bir üye seni davet ettiğinde, davet eden üyenin platforma verdiği e-posta adresin ve isteğe bağlı davet notu. Bu adres yalnızca davet e-postasını göndermek ve kaydında daveti doğrulamak için kullanılır.
• Bekleme listesi: kampüsü henüz açılmamış ziyaretçilerin bıraktığı e-posta adresi ve üniversite adı.
• Teknik kayıtlar: oturum bilgileri, IP adresi ve sunucu logları; çerez kullanmayan, kimliğini tespit etmeyen ziyaret istatistikleri.

2. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Üyeliğin oluşturulması ve hizmetin sunulması (sözleşmenin kurulması ve ifası).
• Üyeler arası iletişim, değişimlerin ve zaman hesabının kaydı (sözleşmenin ifası).
• Güvenliğin sağlanması, şikayetlerin incelenmesi ve kötüye kullanımın önlenmesi (meşru menfaat, hukuki yükümlülük).
• Bildirim ve hatırlatma e-postaları (sözleşmenin ifası; e-posta bildirimlerini Ayarlar'dan kapatabilirsin).
• Katılım hakkının doğrulanması (kurumsal e-posta alan adı veya geçerli davet) ve davet e-postasının gönderilmesi.
• Bekleme listesi: yalnızca kampüsün açıldığında sana haber vermek (açık rıza).
• [AVUKAT TARAFINDAN KONTROL EDİLECEK: hukuki sebeplerin eşleştirilmesi.]

3. Verilerin saklandığı yer

Verilerin, kendi yönettiğimiz ve Türkiye'de bulunan sunucularda tutulur: [SUNUCU SAĞLAYICISI VE KONUMU]. Yedekler şifreli olarak [YEDEK DEPOLAMA SAĞLAYICISI VE KONUMU] üzerinde saklanır.

4. Üçüncü taraflar ve aktarım

• E-posta gönderimi: doğrulama, şifre yenileme ve bildirim e-postaları [SMTP SAĞLAYICISI, KONUMU] üzerinden gönderilir; bu sağlayıcı e-posta adresini ve e-posta içeriğini işler.
• Görüntülü görüşme: konuşmada oluşturulan görüşme linkine tıkladığında [JİTSİ SUNUCUSU, ör. meet.jit.si] sunucusuna bağlanırsın; görüşme bu sunucu üzerinden gerçekleşir ve o hizmetin kendi koşulları geçerlidir.
• Yasal zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşım.

Yurt dışına aktarım: [VAR / YOK — SMTP ve Jitsi sağlayıcılarının konumuna göre avukat tarafından değerlendirilecek.]

5. Saklama süresi

Kabul edilmeyen davetlerin e-posta adresleri, davetin süresi dolduktan veya iptal edildikten 30 gün sonra silinir (anonimleştirilir). Kabul edilen bir davetteki adres davet kaydından hemen silinir; adres yalnızca hesabında kalır.

Bekleme listesindeki adresin, kampüsün açıldığında haber verildikten sonra veya istediğin zaman (iletisim@zamanika.com) silinir.

Veriler üyeliğin süresince saklanır. Hesabını sildiğinde profil bilgilerin anonimleştirilir; diğer üyelerin geçmişi ve zaman hesaplarının doğruluğu için değişim ve zaman hesabı kayıtları anonim olarak korunur. [AVUKAT TARAFINDAN BELİRLENECEK: log ve yedek saklama süreleri.]

6. Yöneticiler

Kurucunun atadığı gönüllü yöneticiler (ODTÜ'lü üyeler), şikayet incelemesi kapsamında şikayet edilen içeriği ve ilgili mesajları görebilir. Yöneticiler üyelerin e-posta adreslerini göremez; e-posta adreslerine yalnızca platformu işleten kurucu erişebilir. Yöneticiler bu bilgileri yalnızca şikayeti değerlendirmek için kullanmayı ve kimseyle paylaşmamayı kabul eder.

7. Bağımsızlık

Zamanika, Orta Doğu Teknik Üniversitesi'nden bağımsızdır; üniversite veri sorumlusu değildir ve kişisel verilerine erişmez.

8. Hakların

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında; verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsin.

Başvurularını iletisim@zamanika.com adresine iletebilirsin. [AVUKAT TARAFINDAN KONTROL EDİLECEK: başvuru yöntemi ve süresi.]